שאלות ותשובות FAQ לתוכנת זום לעסקים

הוראות הפעלה – החזרים כספיים ושוברי אשראי

מטרת התהליך

זום לעסקים מאפשרת לרשום החזר כספי ללקוח בהמחאה או בהעברה בנקאית. אפשרות נוספת היא לתת ללקוחות שובר אשראי בו יוכלו להשתמש לרכישות עתידיות.

רישום החזר כספי ללקוח

הנחת התהליך

• חשבונית זיכוי נרשמה במערכת עבור הלקוח והסכום עליהם מדובר.

 החזר כספי ללקוח בהמחאה:

תיאור התהליך

1. יש להיכנס למסך תשלום בהמחאות.
2. בעמודה חשבון הספק, יש לציין את חשבון הלקוח עבורו תרצה לרשום את ההחזר הכספי.
3. יש לציין את חשבון הבנק ממנו מועברת ההמחאה ללקוח.
4. במידה ורושמים המחאה ידנית יש לציין בשדה מספר ההמחאה את מספר ההמחאה הידנית.
5. במידת הצורך, יש לציין כי זהו החזר כספי ללקוח בעמודה פרטים (לשונית אסמכתאות).
6. יש להיכנס למסך הבן סימון חשבוניות לתשלום, לעבור לשורת חשבונית הזיכוי עבורה רושמים את ההחזר הכספי, ולסמן את העמודה לשלם.
7. יש להיכנס למסך הבן המקביל, פירוט התשלום. סכום התשלום כפי שמופיע בחשבונית מופיע בעמודה סכום. אם משלמים ללקוח רק חלק מסכום החשבונית, ניתן לשנות את הסכום.
8. יש להיכנס למסך הבן תשלום בהמחאות – פרטים נוספים, ולוודא שהכתובת הרשומה היא זו שצריכה להופיע על גבי ההמחאות המודפסות.
9. יש לחזור למסך האב וללחוץ על סגירת המחאה בהפעלה ישירה מהמסך.
10. כדי להדפיס את ההמחאה, יש להריץ את התוכנית הדפסת המחאות.

החזר כספי ללקוח באמצעות העברה בנקאית:

תיאור התהליך

1. יש להיכנס למסך תשלום בהעברות בנקאיות.
2. בעמודה חשבון הספק, יש לציין את חשבון הלקוח עבורו רוצים לרשום את ההחזר הכספי.
3. יש לציין את חשבון הבנק ממנו מועבר התשלום ללקוח.
4. במידת הצורך, יש לציין כי זהו החזר כספי ללקוח בעמודה פרטים (לשונית אסמכתאות).
5. יש ללחוץ על הלשונית חשבון הספק ולרשום את פרטי חשבון הבנק של הלקוח אליו מעוניינים לבצע העברה בנקאית.
6. יש להיכנס למסך הבן סימון חשבוניות לתשלום, לעבור לשורת חשבונית הזיכוי עבורה רושמים את ההחזר הכספי ולסמן את העמודה לשלם.
7. יש להיכנס למסך הבן המקביל, פירוט התשלום. סכום התשלום כפי שמופיע בחשבונית מופיע בעמודה סכום. אם משלמים ללקוח רק חלק מסכום החשבונית, ניתן לשנות את הסכום.
8. יש לחזור למסך האב וללחוץ על סגירת העברה בנקאית בהפעלה ישירה מהמסך.
9. כדי להדפיס הודעה לבנק שלך לביצוע ההעברה בנקאית, יש להפיק את המסמך הדפסת העברה בנקאית (מכתב לבנק) בהפעלה ישירה מהמסך.
10. כדי להפיק הודעה ללקוח שהחשבון שלו זוכה, יש להפיק את המסמך הדפסת העברות בנקאיות (מכתב לספק).

עבודה עם שוברי אשראי:

ניתן לתת ללקוחות שוברי אשראי עבור רכישות עתידיות. לדוגמא, כאשר לקוח מחזיר סחורה, או לשם קידום מכירות. אם מדובר בהחזרת סחורה, יש להכין חשבונית מס קבלה (על סכום שלילי), פעולה זו תזכה את הלקוח ותתפקד גם כתעודת החזרת סחורה מלקוח. אם לא מדובר בתנועת מלאי, יש להכין במקום זאת קבלה (על סכום שלילי) ללקוח.

הנחות התהליך

• הוגדר חשבון הנה"ח לשוברי אשראי וחשבון קופה מיוחד לשוברי אשראי.
• שוברי אשראי הוגדרו כאמצעי תשלום.

תשתיות

• במסך אמצעי תשלום, יש לוודא שהעמודה מותר סכום שלילי מסומנת.
• במסך הגדרות לתעודות כספיות, יש לוודא שהעמודה בדיקת סכום שלילי אינה מסומנת.

הפקת שובר אשראי עבור סחורה שהוחזרה

תיאור התהליך

1. יש להיכנס למסך חשבוניות מס קבלה.
2. יש ללחוץ על הלשונית תקבולים ותנאים כספיים ולרשום את חשבון הבנק של שוברי האשראי בקופה.
3. יש לרשום במסך הבן פירוט החשבונית/קבלה את המוצרים המוחזרים, ולציין את כמויותיהם כמספר שלילי.
4. יש להיכנס למסך הבן המקביל פירוט תקבולים אחרים ולציין בעמודה קוד תשלום "שוברי אשראי".
5. יש לציין סכום לתשלום שלילי, השווה לסכום הכולל של הזיכוי.
6. יש לציין את התאריך הנוכחי בעמודה ת. פירעון.
7. יש לחזור למסך האב ולסגור את החשבונית. תירשם תנועת יומן המחייבת בסכום שלילי את החשבון "שוברי אשראי".

הפקת שובר לאשראי בלבד (ללא החזרות):

תיאור התהליך

1. יש להיכנס למסך קבלות.
2. יש לרשום את חשבון הבנק של שוברי האשראי כקופה.
3. יש ללחוץ על הלשונית התאמת חשבוניות, ולסמן את העמודה פירוט לתנועת יומן.
4. יש להיכנס למסך הבן פירוט תשלומים אחרים ולציין בעמודה קוד תשלום "שוברי אשראי".
5. בעמודה מס' חשבון/כרטיס אשראי יש לרשום את חשבון הבנק של שוברי האשראי.
6. יש לציין סכום לתשלום שלילי, השווה לסכום הכולל של הזיכוי.
7. יש לציין את התאריך הנוכחי בעמודה ת. פירעון.
8. יש להיכנס למסך הבן המקביל חשבוניות לתשלום ולציין סכום שלילי בעמודה סכום.
9. יש לחזור למסך האב ולסגור את הקבלה. תירשם תנועת יומן המחייבת בסכום שלילי את החשבון "שוברי אשראי" ומזכה בסכום שלילי את חשבון ההכנסות שצוין.

הוראות הפעלה: גיול חובות לקוחות

מטרת התהליך

מסמך זה מתאר את דרך הפעולה למעקב אחר דו”חות גיול לקוחות.

הנחות עבודה

• הוגדרו תנאי תשלום ללקוחות במסך הגדרות כספים ללקוחות.
• הוגדרו תנאי אשראי ואובליגו במסך הגדרות כספים ללקוחות.
• בוצעו התאמות בחשבונות הלקוחות לפני הרצת דו"ח גיול כלשהו. קבלות שאינן מתואמות לא תילקחנה בחשבון בעת חישוב חובות הלקוח.

תיאור התהליך

שלב א': עבודה עם משטח עבודה לגיול חובות

1. יש להריץ את התוכנית טעינה למשטח עבודה לגיול חובות. בעמודה חשבון יש לבחור את מספר הלקוח הרצוי, ובעמודה תאריך קובע יש לציין את התאריך הקובע לחישוב גיול החובות. ניתן לבצע חישוב רטרואקטיבי.
2. ניתן לטעון למשטח העבודה נתונים לפי אחראי גביה על ידי בחירת אחראי גביה רצוי.
3. ניתן להגביל לפי תאריך את הצגת התעודות והדיווחים שלא חויבו במסכי הבן, על ידי הגדרת העמודות תעודות עד תאריך ודיווחים עד תאריך.
4. יש להיכנס למסך משטח עבודה לגיול חובות. במשטח העבודה יופיעו:

•  מספר ותאור חשבון
• סטטוס לקוח.
• איש קשר לגיול וטלפון.
• פריסת חובות הלקוח לפי חוב שוטף, 1-30, 31-60, 61-90 ומעל 90 יום.
•  הסכום הכולל של התעודות שלא חוייבו, והתאריך לפיו חושב.
• הסכום הכולל של הדווחים שלא חוייבו והתאריך לפיו חושב.
• אחראי גביה של הלקוח.

1. יש להיכנס למסך הבן אשראי ואובליגו של הלקוח כדי לעיין בריכוזי היתרות המרכיבים את האשראי והאובליגו (יתרת חוב, הזמנות פתוחות, ת.משלוח שלא חויבו, המחאות דחויות וכו').
2. יש להיכנס למסכי הנכד כדי לעיין בפירוט של כל התעודות והתנועות המרכיבות את היתרות הנ"ל.
3. לעיון בפירוט התעודות והדיווחים המרכיבים את הסכומים המוצגים במשטח, ניתן להיכנס למסכי הבן המקבילים תעודות שלא חויבו ודיווחים שלא חויבו.
4. יש להיכנס למסך הבן המקביל יומן משימות כדי לתעד את כל ההתקשרויות עם הלקוח בנושא גביית החובות.

• בעמודה מתאריך, יש לציין את תאריך ביצוע המשימה.
• בעמודה לטיפול, יש לעדכן את הגורם המבצע את המשימה.
• בעמודה סוג משימה, יש לציין "גבייה".
• יש לציין שם איש קשר ללקוח.
• בקוד המשימה, יש לציין את אופן ההתקשרות עם הלקוח.
• יש לעדכן את סטטוס ביצוע המשימה.
• יש להיכנס למסך הנכד תקציר המשימה ולרשום את פרטי המשימה.
• יש לעדכן את סטטוס ביצוע המשימה.

שלב ב': הפקת דוחות גיול חובות

גיול חובות לפי לקוח:

• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות יומי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים על בסיס יומי, ביחד עם מספר הימים שעברו מאז תאריך הפירעון.
• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות שבועי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים על בסיס שבועי, ביחד עם מספר הימים שעברו מאז תאריך הפירעון.
• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות ללקוחות – טבלה חודשית כדי לעיין בסכומי החוב של לקוחות בודדים לפי חודשים, בהתבסס על תאריכי פירעון.
• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות ללקוחות -סיכום תקופתי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים לפי תקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים,61-90 ימים, 90+), החל מאתריך נבחר.
• יש להפיק את הדו"ח  גיול חובות – טבלה חודשית מרוכזת כדי להציג את סכום החוב, לפי חודשים, של קבוצת חשבונות לקוח מקושרים (המופיעים באותה השורה בדו"חות מאזן בוחן).

גיול חובות לפי אחראי גביה:

• יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה(מס' חשבון) כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את פירוט החשבוניות הפתוחות וסכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי מספרי החשבון.
• יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה (שם חשבון) כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את פירוט החשבוניות הפתוחות וסכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי שמות החשבון.
• ·         יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה-סיכום תקופ כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את סכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי תקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים, 61-90 ימים, 90+).

גיול חובות מפורט (לפי חשבונית):

• יש להפיק את הדו"ח  גיול חובות מפורט בשקלים כדי להציג את פרטי החשבוניות שטרם שולמו, וכן תשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס)
• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות מפורט במטבע החשבון כדי להציג, עבור לקוחות נבחרים, את כל החשבוניות שזמן פירעונן עבר, ממוינות לפי תאריך הפירעון.
• יש להפיק את הדו"ח גיול חובות עם פירוט מלא כדי להציג את כל החשבוניות שטרם שולמו, קבלות עבור תשלומים חלקיים לחשבוניות אלו ותשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס).
• יש להפיק את הדו"ח חובות פתוחים לפי הזמנות עבור לקוחות מזדמנים, כדי להציג חשבוניות פתוחות לחשבונות לקוח מסוימים, לפי הזמנה, וכן את היתרה הנוכחית לתשלום עבור ההזמנה.

גיול חובות רב חברתיים:

• יש להפיק את הדו”ח גיול מפורט בשקלים-רב חברתי כדי להציג את פרטי החשבוניות הפתוחות שנרשמו בכל החברות, ותשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס).
• ·         יש להפיק את הדו"ח גיול חובות חודשי-רב חברתי כדי להציג את הסכומים החודשיים לתשלום של לקוחות בודדים בכל החברות.

תנועות פתוחות:

• יש להפיק את הדו"ח תנועות פתוחות לתאריך – מפורט כדי להציג את כל החשבוניות שטרם שולמו, החל מתאריך נבחר.
• יש להפיק את הדו"ח תנועות פתוחות לתאריך-סיכום חודשי כדי לעיין בסיכומים חודשיים של חשבונות לקוח מסויימים (למשל, עבור כל אחד מארבעת החודשים האחרונים). עבור כל חודש, הדו"ח מציג את הסכום הכולל שהלקוח חייב בגין חשבוניות פתוחות שתאריכן נופל בחודש זה.