שאלות ותשובות FAQ לתוכנת זום לעסקים / הקמת ספקים

הוראות הפעלה – הקמת ספקים

נוהל הקמת ספק מתאר את הפרטים השונים אותם יש למלא להקמת ספק במערכת.

ניתן לעדכן או לשנות חלק מהפרטים גם תוך כדי עבודה במערכת.

תיאור התהליך

שלב א': פתיחת ספק

1. יש להיכנס למסך ספקים.
2. יש לציין שם ספק (יש לציין גם שם לועזי אם ייתכן צורך להדפיס תעודות באנגלית עבור הספק). מס. ספק יתמלא אוטומטית. מספר החשבון בהנח"ש שייפתח אוטומטית עבור הספק יהיה זהה למספר הספק. עם הקמת הספק, הסטטוס יוגדר אוטומטית כ"פעיל".
3. יש למלא את הפרטים הלוגיסטיים בלשונית כתובת וטלפון.
4. יש לבחור ערך בעמודה סוג ספק, בלשונית פרטים נוספים.
5. הסעיפים הבאים בלשונית פרטים נוספים, ניתנים להשלמה/עדכון בכל עת, לאחר פתיחת הספק:

• כדי להוציא הדפסות באנגלית עבור ספק זה, יש לסמן את העמודה הדפסות באנגלית.
• כדי שרק משתמשים מורשים יוכלו לראות את הספק הזה, יש לסמן את העמודה ספק חסוי.
• יש להשלים נתונים כגון תחום עיסוק, שנת הקמה ומס' עובדים בעמודות הרלוונטיות.

1. יש להיכנס למסך הבן אנשי קשר לספק ולרשום כל איש קשר אצל הספק, ביחד עם פרטיו הלוגיסטיים (טלפון, פקס, מייל וכו'). יש לסמן גם את העמודות הרלוונטיות (איש קשר להצעה, איש קשר לחשבונית וכו') כדי לקבל את איש הקשר באופן אוטומטי בתעודות הרלוונטיות.

שלב ב': הגדרות כספים לספקים

1. יש להיכנס למסך הגדרות כספים לספקים בהפעלה ישירה ממסך ספקים, ולשלוף את הספק הרלוונטי.
   טיפ: לשליפה אוטומטית של פרטי הספק יש לעמוד על העמודה מס' ספק במסך ספקים ולעבור בהפעלה ישירה למסך הגדרות כספים מספקים
2. במסך הגדרות כספים מספקים יש להגדיר את הפרטים הבאים:

• מטבע החשבון.
• בלשונית פרטים כלליים:
• מע"מ תשומות מתמלא באופן אוטומטי. אם מטבע הספק ישונה למטבע זר כלשהו, קוד המע"מ ישתנה בהתאם.
• העמודה חשבון בהנה"ח תתמלא באופן אוטומטי.
• יש להגדיר את  תנאי התשלום של הספק בעמודה  תנאי תשלום.
• בלשונית ניכוי מס במקור:
• יש לציין את אחוז הניכוי המאושר בעמודה % ניכוי מס.
• יש לציין את תאריך סיום התוקף של אישור הספק בעמודה בתוקף עד.
• יש לציין את מס' זהות/תיק במס הכנסה.
• יש לבחור אם לעגל מחירים בחשבוניות מספק זה וכיצד, בעמודה עיגול מחיר בחשבונית, בלשונית חשבונית ספק.

שלב ג': פתיחת ספק מזדמן

רשומת ספק מזדמן נכונה במידה ואתה עובד עם ספקים חד פעמיים, או ספקים מהם מבצעים רכישות לעיתים רחוקות. באמצעות ספק מזדמן, תוכל לנהל תחת כרטיס אחד בהנה"ח, את כל הספקים המזדמנים שלך. סטטוס הספק יהפוך אוטומטית ל"פעיל".

1. יש להיכנס למסך ספקים.
2. יש לרשום מס' ספק (מומלץ לרשום מס' קליט כגון 999, על מנת להקל על השליפה בעתיד).
3. יש לרשום שם הספק, לדוגמא "ספק מזדמן".
4. יש לעבור ללשונית פרטים נוספים ולסמן את העמודה שינוי שם.

תוצאות:

• בכל תעודת משלוח או חשבונית לספק מזדמן, ניתן יהיה לשנות את שם הספק מ"ספק מזדמן" לשמו האמיתי.
• ניהול כל הספקים המזדמנים יהיה תחת כרטיס אחד בהנה"ח.

Posted in: הוראות הפעלה לתוכנת זום לעסקים, רכש ויבוא - הוראות הפעלה