גיול חובות לקוחות - בפריוריטי זום - פריוריטי זום לעסקים

גיול חובות לקוחות

מטרת התהליך

מסמך זה מתאר את דרך הפעולה למעקב אחר דו”חות גיול לקוחות.

הנחות עבודה

הוגדרו תנאי תשלום ללקוחות במסך הגדרות כספים ללקוחות.
הוגדרו תנאי אשראי ואובליגו במסך הגדרות כספים ללקוחות.
בוצעו התאמות בחשבונות הלקוחות לפני הרצת דו"ח גיול כלשהו. קבלות שאינן מתואמות לא תילקחנה בחשבון בעת חישוב חובות הלקוח.

תיאור התהליך

שלב א': עבודה עם משטח עבודה לגיול חובות

יש להריץ את התוכנית טעינה למשטח עבודה לגיול חובות. בעמודה חשבון יש לבחור את מספר הלקוח הרצוי, ובעמודה תאריך קובע יש לציין את התאריך הקובע לחישוב גיול החובות. ניתן לבצע חישוב רטרואקטיבי.
ניתן לטעון למשטח העבודה נתונים לפי אחראי גביה על ידי בחירת אחראי גביה רצוי.
ניתן להגביל לפי תאריך את הצגת התעודות והדיווחים שלא חויבו במסכי הבן, על ידי הגדרת העמודות תעודות עד תאריך ודיווחים עד תאריך.
יש להיכנס למסך משטח עבודה לגיול חובות. במשטח העבודה יופיעו:

מספר ותאור חשבון
סטטוס לקוח.
איש קשר לגיול וטלפון.

פריסת חובות הלקוח לפי חוב שוטף, 1-30, 31-60, 61-90 ומעל 90 יום.
הסכום הכולל של התעודות שלא חוייבו, והתאריך לפיו חושב.
הסכום הכולל של הדווחים שלא חוייבו והתאריך לפיו חושב.
אחראי גביה של הלקוח.

לעיון בפירוט התעודות והדיווחים המרכיבים את הסכומים המוצגים במשטח, ניתן להיכנס למסכי הבן תעודות שלא חויבו ודיווחים שלא חויבו.
יש להיכנס למסך הבן תנועות החשבון – שנה נוכחית, תנועות החשבון – שנה קודמת ותנועות החשבון – רב שנתי כדי לעיין בפירוט התנועות שנרשמו בחשבון הלקוח במהלך שנת הכספים הנוכחית, או בשנות הכספים שקדמו לה. יש להיכנס למסכי הבן של המסך תנועות לא מותאמות כדי לעיין בפירוט של כל התנועות הפתוחות בחשבון הלקוח שטרם הותאמו.
יש להיכנס למסך הבן המקביל אשראי ואובליגו של הלקוח כדי לעיין בריכוזי היתרות המרכיבים את האשראי והאובליגו (יתרת חוב, הזמנות פתוחות, ת.משלוח שלא חויבו, המחאות דחויות וכו').
יש להיכנס למסכי הנכד כדי לעיין בפירוט של כל התעודות והתנועות המרכיבות את היתרות הנ"ל.
יש להיכנס למסך הבן המקביל יומן משימות לקוח כדי לתעד את כל ההתקשרויות עם הלקוח בנושא גביית החובות.

בעמודה מתאריך, יש לציין את תאריך ביצוע המשימה.
בעמודה לטיפול, יש לעדכן את הגורם המבצע את המשימה.
בעמודה סוג משימה, יש לציין "גבייה".
יש לציין שם איש קשר ללקוח.
בקוד המשימה, יש לציין את אופן ההתקשרות עם הלקוח.
יש לעדכן את סטטוס ביצוע המשימה.
יש להיכנס למסך הנכד תקציר המשימה ולרשום את פרטי המשימה.

שלב ב': הפקת דוחות גיול חובות

גיול חובות לפי לקוח:

יש להפיק את הדו"ח גיול חובות יומי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים על בסיס יומי, ביחד עם מספר הימים שעברו מאז תאריך הפירעון.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות שבועי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים על בסיס שבועי, ביחד עם מספר הימים שעברו מאז תאריך הפירעון.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות ללקוחות – טבלה חודשית כדי לעיין בסכומי החוב של לקוחות בודדים לפי חודשים, בהתבסס על תאריכי פירעון.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות ללקוחות -סיכום תקופתי כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים לפי תקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים,61-90 ימים, 90+), החל מתאריך נבחר.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות ללקוחות – תקופתי מפורט כדי להציג את סכום החוב של לקוחות בודדים, לפי תעודות החיוב ותקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים, 61-90 ימים, 90+), החל מתאריך נבחר.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות – טבלה חודשית מרוכזת כדי להציג את סכום החוב, לפי חודשים, של קבוצת חשבונות לקוח מקושרים (המופיעים באותה השורה בדו"חות מאזן בוחן).

הערה: בחלק מהדו"חות ניתן לקבוע אם לשערך את החוב הדולרי לשקלים (לפי השער התקף ביום הרצת הדו"ח), או אם תאריך הגיול יתייחס לתאריך החשבונית או לתאריך התשלום בחשבונית.

גיול חובות לפי אחראי גביה:

יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה(מס' חשבון) כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את פירוט החשבוניות הפתוחות וסכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי מספרי החשבון.
יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה (שם חשבון) כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את פירוט החשבוניות הפתוחות וסכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי שמות החשבון.

יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי א.גביה-סיכום תקופ כדי להציג עבור אחראי גבייה נבחרים את סכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי תקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים, 61-90 ימים, 90+).

גיול חובות לפי סוכן:

יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי סוכן כדי להציג עבור סוכנים נבחרים את פירוט החשבוניות הפתוחות, ואת סכום החוב של הלקוחות שהוקצו להם.

יש להפיק את הדו”ח גיול חובות לפי סוכן-סיכום תקופתי כדי להציג עבור סוכנים נבחרים את סכום החוב של לקוחות שהוקצו להם, לפי תקופות גיול של 30 יום (כלומר, חוב נוכחי, 1-30 ימים, 31-60 ימים, 61-90 ימים, 90+).

גיול חובות מפורט (לפי חשבונית):

יש להפיק את הדו"ח גיול חובות מפורט בשקלים כדי להציג את פרטי החשבוניות שטרם שולמו, וכן תשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס)
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות מפורט במטבע החשבון כדי להציג, עבור לקוחות נבחרים, את כל החשבוניות שזמן פירעונן עבר, ממוינות לפי תאריך הפירעון.
יש להפיק את הדו"ח גיול חובות עם פירוט מלא כדי להציג את כל החשבוניות שטרם שולמו, קבלות עבור תשלומים חלקיים לחשבוניות אלו ותשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס).
יש להפיק את הדו"ח חובות פתוחים לפי הזמנות עבור לקוחות מזדמנים, כדי להציג חשבוניות פתוחות לחשבונות לקוח מסוימים, לפי הזמנה, וכן את היתרה הנוכחית לתשלום עבור ההזמנה.

גיול חובות רב חברתיים:

יש להפיק את הדו”ח גיול מפורט בשקלים-רב חברתי כדי להציג את פרטי החשבוניות הפתוחות שנרשמו בכל החברות, ותשלומים מוקדמים (מסומנים במינוס).

יש להפיק את הדו"ח גיול חובות חודשי-רב חברתי כדי להציג את הסכומים החודשיים לתשלום של לקוחות בודדים בכל החברות.

תנועות פתוחות:

יש להפיק את הדו"ח תנועות פתוחות לתאריך – מפורט כדי להציג את כל החשבוניות שטרם שולמו, החל מתאריך נבחר.
יש להפיק את הדו"ח תנועות פתוחות לתאריך-סיכום חודשי כדי לעיין בסיכומים חודשיים של חשבונות לקוח מסויימים (למשל, עבור כל אחד מארבעת החודשים האחרונים). עבור כל חודש, הדו"ח מציג את הסכום הכולל שהלקוח חייב בגין חשבוניות פתוחות שתאריכן נופל בחודש זה.