שאלות ותשובות FAQ לתוכנת זום לעסקים / הפקדה מקופה

הוראות הפעלה : הפקדות מקופה

מטרת התהליך

בפריוריטי ניתן לרשום הפקדות באופן ידני, או להכין אותן באופן אוטומטי בקבוצה. יש להכין טופס הפקדה בכל פעם שמתבצעת העברת כספים מקופה מסוימת לחשבון בנק, לחברת אשראי, לקופה אחרת או לחשבונות אחרים.

תשתיות

• הוגדר ניהול תהליכים מתאים להפקדות (באמצעות הגדרת סטטוסים בתרשים לניהול תהליכים).
• הוגדרו קופות. להגדרת קופה חדשה – ראה הוראות הפעלה.
• הוגדרו בנקים. להגדרת בנק חדש – ראה הוראות הפעלה.
• הוגדרו חברות אשראי. להגדרת חברת אשראי חדשה במערכת – ראה הוראות הפעלה.

תיאור התהליך

הפקדה של מזומנים, המחאות או שוברי כרטיס אשראי מקופה כלשהי לחשבון בנק, חברת אשראי, חשבון אחר,קופה אחרת.

שלב א': פתיחת טופס הפקדה באופן ידני

מטרת השלב: פתיחת טופס הפקדה בודד זמני של מזומנים, המחאות או שוברי כרטיס אשראי מקופה כלשהי לחשבון בנק, חברת אשראי, חשבון אחר או קופה אחרת.

1. יש להיכנס למסך הפקדה מקופה.
2. יש לרשום את תאריך ביצוע ההפקדה בפועל.
3. בעמודה מקופה מופיע כברירת מחדל קוד הקופה הראשית. ניתן לשנות אותו על מנת להתאים את הקוד הרשום לקוד הקופה ממנה מתבצעת ההפקדה.
4. בעמודה לקופה/חש.בנק/אשראי יש לרשום את קוד הקופה, חשבון הבנק או חברת האשראי אליהם תתבצע ההפקדה. העמודה מטבע מתמלאת אוטומטית לפי בחירת הקופה/חש.בנק/אשראי.
5. במידה וההפקדה לחשבון לקוח או עובד או להסבת המחאה לגורם אחר, יש לרשום את החשבון המתאים בעמודה הפקדה ללקוח (בלשונית סכומים).
6. בעמודה סניף (בלשונית סכומים) יש לציין את מספר הסניף ממנו מתבצעת ההפקדה. במידה והקופה שנבחרה בעמודה מקופה מקושרת לסניף מסויים, סניף זה יופיע אוטומטית.
7. בעמודה פרטים ניתן לרשום טקסט קצר המתאר את ההפקדה.
8. לביצוע הפקדת מזומן: בעמודה סכום מזומן (בלשונית סכומים), יש לרשום את סכום המזומנים שיש להפקיד. כדי לוודא כי קיימת יתרה מספקת בקופה, ניתן להריץ את התוכנית בדיקת יתרות בקופה בהפעלה ישירה מהמסך.
9. לביצוע הפקדת המחאות או שוברי אשראי:

          א.         במקרה של המחאות דחויות, יש לסמן את העמודה המחאות דחויות.

          ב.         יש לעבור למסך הבן תכולת הקופה. במסך זה יפורטו המזומנים, ההמחאות ושוברי כרטיס אשראי המצויים בקופה. יש לסמן את העמודה להפקיד עבור כל אחת מההמחאות או שוברי כרטיס אשראי המיועדים להפקדה. ניתן לסמן תקבול בדגל בבדיקה – סימון זה ימנע אפשרות הפקדה של התקבול.

           ג.          יש להיכנס למסך הבן המקביל פירוט ההפקדה. כל ההמחאות/שוברי האשראי שסומנו יופיעו שם.

          ד.         יש לבדוק כי האינפורמציה בטופס ההפקדה נכונה.

          ה.         אם קיימות טעויות בהמחאות (מספר המחאה, תאריך תשלום), יש להיכנס למסך תיקונים בהמחאות ולבצע (לפני ביצוע ההפקדה) את התיקונים הנדרשים.

1. אם יש צורך לבדוק את טופס ההפקדה לפני סגירתו, יש להקצות לו את הסטטוס "בבדיקה" (בלשונית אסמכתאות). לא ניתן יהיה לסגור את טופס ההפקדה ללא שינוי סטטוס זה. בעמודה לטיפול יש לציין את שם האחראי לבדיקת הטופס.

הערה: עד לסגירת טופס ההפקדה, התשלומים ימשיכו להופיע בתכולת הקופה, אך לא ניתן יהיה להפקידם בטופס הפקדה אחר.

שלב ב': פתיחת טופס הפקדה לקבוצה באופן אוטומטי

מטרת השלב: פתיחה גורפת של טפסי הפקדה זמניים להפקדת המחאות, או שוברי כרטיס אשראי ומזומן מקופה כלשהי לחשבון בנק, חברת אשראי, חשבון אחר או קופה אחרת.

1. יש להריץ את התוכנית פתיחת טופס הפקדה.
2. יש למלא את הנתונים הרלוונטיים בחלון הקלט שנפתח: מקופה, לקופה/חש. בנק/אשראי וטווח תאריכי התשלומים אותם יש לכלול בהפקדה. ניתן למלא את השדות עד תאריך ומס. שורות מקסימלי בלי להגדיר תאריך התחלה. בסיום הרצת התוכנית תתקבל הודעה על פתיחת תעודת הפקדה זמנית.
3. יש להיכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה שיצרה התוכנית לפי מספר ההפקדה שהופיע בסיום הרצת התוכנית.
4. כדי לכלול הפקדת מזומנים, יש לציין סכום בעמודה סכום מזומן.
5. יש להיכנס למסך הבן תכולת הקופה ולבדוק את נתוני ההפקדה. אם תעודת ההפקדה כוללת המחאות או שוברי כרטיס אשראי שאינך מעוניין שיכללו בה, הסר את הסימון להפקיד.
6. יש לחזור למסך האב. אם נבחר תאריך תשלום עתידי (תאריך מאוחר מהיום), יש לסמן את הדגל המחאות דחויות בלשונית סכומים.
7. ניתן להפיק את הדו"ח הפקדות לבנקים כדי לצפות בהפקדות לבנק בטווח תאריכים נבחר.

שלב ג': סגירה והדפסה של טופס ההפקדה

מטרת השלב: ביצוע סגירה והדפסה של טפסי הפקדה זמניים.

לאחר בדיקת טופס ההפקדה שנפתח, ניתן לסגור אותו ולהדפיס אותו בהפעלה ישירה מכותרת הטופס, על מנת שלא לבדוק אותו שוב בהמשך העבודה.

1. יש להיכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה המתאימה.
2. לסגירת טופס ההפקדה, יש להפעיל את התוכנית סגירת תעודת ההפקדה בהפעלה ישירה מהמסך.
3. להדפסת טופס ההפקדה, יש להפעיל את התוכנית הדפסת הפקדה בהפעלה ישירה מהמסך.

שלב ד': ביטול טופס הפקדה סופי

1. יש להיכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה המתאימה.
2. יש להריץ את התוכנית ביטול התעודה (לתאריך מקורי)/(לתאריך נוכחי) בהפעלה ישירה מהמסך כדי ליצור תנועת ביטול ותנועת יומן סטורנו שתאריכיהן זהה לתאריך טופס ההפקדה המקורי/הנוכחי.
3. כדי לבטל טופס הפקדה סופי שתנועת היומן שלו עדין זמנית, יש לרשום את התנועה לספרים לפני הרצת תוכנית הביטול.

הערות:

• תעודת ביטול והתעודה המקורית שבוטלה, יסומנו באופן אוטומטי בעמודה סטורנו שבלשונית סכומים. שתי התעודות יהיו בעלות אותו הסכום, עם סימנים הפוכים (חיובי בתעודה המקורית ושלילי בתעודת הביטול).
• במידה ומעוניינים לבטל שורה אחת מתוך טופס הפקדה סופי, יש להיכנס לטופס ההפקדה, לעבור לשורה אותה רוצים לבטל ולהפעיל את התוכנית ביטול שורת הפקדה בהפעלה ישירה.

שלב ה': מחיקת הפקדה זמנית

1. יש להיכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה הזמנית המתאימה.
2. יש להריץ את התוכנית מחיקת הפקדה זמנית בהפעלה ישירה מהמסך.

תוצאות

• בעקבות ביצוע הפקדה מקופה לחשבון בנק או לקופה אחרת יתעדכנו היתרות הכספיות בקופות/חשבונות שהשתתפו בהפקדה.
• תכולת הקופה תתרוקן.
• לכל הפקדה תירשם תנועת יומן.

להזמנת פגישת ייעוץ ללא התחייבות ומידע נוסף התקשרו : 058-4500100 או לחצו על הלינק: צור קשר

Posted in: הוראות הפעלה לתוכנת זום לעסקים, הנהלת חשבונות - הוראות הפעלה